MODERNE BÜROS EINRICHTEN UND PLANEN

Wer bei der Planung von Büroflächen von Beginn an mitdenkt, steigert nicht nur die Effizienz seiner Mitarbeiter, sondern verbessert auch die Außenwirkung seiner Firma. Heute ist das Büro der Dreh- und Angelpunkt der modernen Arbeitswelt. Deshalb ist es wichtig, dass sich die Menschen an diesem Ort wohlfühlen. Folgende Dinge sind dabei im Vorhinein zu beachten:

Bei der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (kurz BAuA) kann man in den Technischen Richtlinien für Arbeitsstätten (ASR) nachlesen, welche gesetzlichen Vorgaben bei der Büroplanung bedacht werden sollten. Obwohl es seit 2004 keine verpflichtenden Angaben zur Mindestfläche mehr gibt, gelten diese als obligatorische Empfehlungen. In Kleinraumbüros entspricht die Fläche pro Mitarbeiter 8–10 m² pro Arbeitsplatz, in Großraumbüros sogar 12–15 m².

Jeder Arbeitsplatz sollte nach Möglichkeit in Fensternähe stehen. Optimalerweise werden die Tische im 90-Grad-Winkel zum Fenster platziert, da die Sonne dann nicht direkt auf den Monitor scheint oder gegebenenfalls verdunkelt werden kann. Tageslicht und die Sicht nach außen sind auch dann wichtig, wenn das Fenster nicht zu öffnen ist, da die Augenmuskulatur sich in Blickpausen von der Monitorarbeit entspannen kann. Die Konzentrationsfähigkeit regeneriert sich in dieser Zeit.

Bringen Sie in Büroräumen ohne Fenster Funktionen wie Server, Kopiergeräte oder Archive unter. Hier darf kein Mitarbeiter längerfristig arbeiten.

Um die Flächen im Büro optimal zu planen, sollten Sie zunächst Ihre internen Strukturen analysieren und mit Ihren Mitarbeitern sprechen. Eine Analyse der Arbeitsaufgaben und deren Wichtigkeit für Ihre Unternehmensziele sollten auch in die Raumplanung einfließen.

An Büroräume werden mittlerweile andere Anforderungen gestellt als das früher der Fall war. Kooperationen und Kommunikation sollen durch die Raumstruktur stärker gefördert werden. Der Austausch von spezifischem Wissen ist wichtiger geworden und immer neue Projektteams sorgen für eine wechselnde Unternehmensstruktur, die sich auch auf die Arbeitsweise auswirkt. Alternative Büroformen und neue Bürogestaltung lösen die alten ab und erfüllen die steigenden Anforderungen an Gruppen- und Projektarbeit. Darüber hinaus verändern sich auch die Einsatzorte. Nicht jeder Mitarbeiter verbringt fünf Tage die Woche an seinem Platz. Die Folge sind leer stehende Plätze, die dennoch Kosten verursachen. Die Technisierung befördert diesen Trend, sodass immer mehr Menschen von Zuhause arbeiten, um Familie und Beruf unter einen Hut zu bekommen oder weil sie beruflich viel unterwegs sind. Sogenannte non-territoriale Bürokonzepte und Desksharing sind moderne Lösungsansätze für die  neuen Arbeitsweisen. Hier die verschiedenen Modelle im Überblick:

Das Zellenbüro ist die wohl klassischste Büroform. Meist in Ein- oder Zweipersonenbüros ausgeführt, ist sie in Deutschland noch weitläufig vertreten. Häufig sind die Flächen so aufgeteilt, dass am Rand die Zellenbüros angesiedelt sind und in der Mitte ein schmaler Flur verläuft. Um keine Quadratmeter zu verschwenden werden hier oft die gesetzlichen Mindestmaße verwendet.

Das Zellenbüro kann in der Regel als Ein- oder Zweipersonenbüro genutzt werden. Als Einzelbüro hat es den großen Vorteil, dass ohne Störungen gearbeitet werden kann. Die Arbeitsatmosphäre kann nach individuellen Wünschen gestaltet werden und fördert somit das Wohlbefinden. Temperatur und Luftzufuhr können individuell eingestellt werden. Das Zellenbüro bietet Ruhe für konzentriertes Arbeiten und wird sich auch in der Zukunft für abgegrenzte Sachbearbeitung eignen.

Einzelbüros sind sehr platzaufwendig und dadurch teurer, deshalb werden häufiger Zweipersonenbüros geplant, die sich aber einer deutlich geringeren Beliebtheit erfreuen. Direkte Kommunikation findet nur innerhalb eines Zellenbüros statt und muss ansonsten aufwendig organisiert werden. Dafür werden dann schriftliche Kommunikationswege und Meetings genutzt. Teamübergreifendes Arbeiten oder Projektarbeit sind fast unmöglich, da die Kommunikation strikt getrennt wird.

Ein weiteres Problem stellt die Größe der meisten Zellenbüros dar. Im Zeitalter vor der Technisierung erbaut, bieten sie oft nicht genügend Platz für die heute notwendigen Informations- und Kommunikationstechniken. Die Folge sind zu kleine Büros mit wenig Bewegungsspielraum.

Bei wechselnden Unternehmensstrukturen kann nicht schnell reagiert werden. Feste Raumwände bieten wenig Flexibilität für Arbeitsplatzwechsel. Lange dunkle Flure sind eine weitere Folge von Zellenbüros. Meist sind diese dann mit allerlei Gerätschaften ausgestattet, die im schlimmsten Fall die nötigen Fluchtwege versperren. In einer Zeit, in der Arbeitnehmer Mitbestimmung und Transparenz fordern, sollte auch die Innenarchitektur diesem Anspruch gerecht werden ohne dabei konzentrierte Einzelarbeit zu behindern. Neue oder kombinierte Formen von Büros müssen diese Aufgabe neu definieren.

Verfügen Ihre Räumlichkeiten über Zellenbüros, nutzen Sie diese für konzentrierte Einzelarbeit. Eventuell lassen sich mehrere Einzelbüros auch zu einem größeren Gruppenbüro zusammenlegen. In diesem wäre dann auch Gruppen- oder Projektarbeit möglich.

Das Großraumbüro reagiert auf die Nachteile des Zellenbüros und demokratisiert mit seinen offenen und transparenten Strukturen sowohl Kommunikation als auch Arbeitsabläufe. Es gibt keine allgemeingültige Definition von Großraumbüros, doch gebräuchlich versteht man darunter einen Raum, in dem mindestens 10 Personen arbeiten ohne von feststehenden Wänden getrennt zu sein. Neben Arbeitsplätzen sind oft verschiedene Meeting-Situationen (zum Sitzen oder Stehen), Lounge-Bereiche oder Einzelarbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten Teil der Büroeinrichtung.

Die Wände sind aus den Räumen und Köpfen verschwunden und ermöglichen teamübergreifendes Arbeiten. Abteilungen, die eng zusammenarbeiten, werden zusammengefasst, wodurch die Abläufe effizienter werden (sog. Schnittstellenmanagement). Wissensaustausch findet nebenbei in informellen Gesprächen statt und trägt zu einem angenehmen Arbeitsklima bei. Flexible Strukturen ermöglichen schnelles Reagieren auf personelle Änderungen wie beispielsweise die erfolgreiche Einbindung von neuen Mitarbeitern. Da die Räume in der Regel mit nur wenigen Stützen auskommen, können die Arbeitsplätze fast ohne Rücksicht auf bauliche Einschränkungen angeordnet werden. Die Fläche wird mit Wandsystemen, Schränken oder Mobiliar gegliedert, die einfach neu gruppiert werden können, falls es erforderlich ist. In Wandsystemen können zusätzlich lästige Kabel untergebracht werden.

Ohne Frage ist es in Großraumbüros lauter als in Einzelbüros, wodurch die Konzentration beansprucht wird. Sowohl die Telefongespräche vom Nachbartisch als auch das Kommen und Gehen von Kollegen wird registriert. Zudem kann in großen Räumen nicht jeder am Fenster sitzen, was eine künstliche Beleuchtung und eine aufwendige Klimaanlage nötig macht und einen zusätzlichen Kostenfaktor bildet. Architekturbezogene Nachteile von Großraumbüros sind, dass sich durch die enorme Raumtiefe die Nutzungskosten erhöhen. Neben einer abgehängten Decke ist ein Doppelboden zur Stromversorgung an den Arbeitsplätzen meist unvermeidlich. Individuelle Bedürfnisse von Mitarbeitern in Bezug auf Beleuchtung oder klimatische Bedingungen können bei dieser Art von Bürogestaltung nicht berücksichtigt werden.

Wenn Sie sich für ein Großraumbüro entschieden haben, sollten Sie Ihre Mitarbeiter in den Prozess des Büro Einrichtens mit einbeziehen. Nicht jeder ist leicht damit zufriedenzustellen seinen Einzelarbeitsplatz aufzugeben und fortan in einem Großraumbüro zu arbeiten. Mitbestimmung, hochwertige technische Geräte und neues Mobiliar können bei der Überzeugung helfen und sorgen für eine höhere Zufriedenheit mit dem neuen Arbeitsplatz.

Gruppenbüros wollen die Vorteile von Zellen- und Großraumbüros vereinen und deren Nachteile möglichst vermeiden. Kommunikationsstrukturen sollen gefördert werden, wobei konzentriertes Arbeiten immer noch möglich ist. Unter einem Gruppenbüro versteht man einen Raum, in dem ca. 3 bis 25 Leute einer ähnlichen Tätigkeit nachgehen. Flexible Trennwände separieren die einzelnen Gruppenbüros voneinander.

Ähnlich wie beim Großraumbüro werden Vernetzung und Kommunikation gefördert, wobei ein konzentriertes Arbeiten möglich ist, da weniger akustische und visuelle Ablenkung vorhanden ist.

Die Geräuschproblematik von Großraumbüros kann ebenso in Gruppenbüros auftauchen. Hier wird empfohlen den einzelnen Arbeitsplätzen genügend Platz einzuräumen. In vielen Gruppenbüros ist eine Lüftungsanlage notwendig, da durch das Öffnen von Fenstern nicht das notwendige Raumklima erreicht werden kann. Damit Gruppenbüros nicht in ähnlicher Weise von den Beschäftigten abgelehnt werden wie Großraumbüros, sind besondere akustische Maßnahmen notwendig. Denkbar sind hier eine schallabsorbierende Decke, schalldämpfende Teppichböden und Akustikbilder.

Wegen ihrer geringeren Raumtiefe kann in Gruppenbüros im Allgemeinen eine Teilklimatisierung eingesetzt werden. Diese ist individuell regulierbar und sorgt für eine ausreichende Be- und Entlüftung und ist dazu noch erheblich kostengünstiger als eine aufwendige Vollklimatisierung wie sie in Großraumbüros unabdingbar ist.

Bei smow finden Sie eine Vielzahl von Herstellern, die sich auf den Bereich Akustik spezialisiert haben. Gerne beraten wir Sie und finden mit Ihnen gemeinsam heraus, welche Methode für Ihr Büro am besten geeignet ist. Wenn Sie ihr Büro mit Akustikpaneelen von Acousticpearls oder dem Privacy Panels USM Haller einrichten, entscheiden Sie sich für eine ruhigere Arbeitsatmosphäre im Gruppenbüro.

Das Kombi-Büro vereint, wie der Name bereits vermuten lässt, verschiedene Büroformen miteinander. Als Reaktionen auf die Probleme der bereits vorgestellten Konzepte versucht dieses Modell die einzelnen Vorteile zu verbinden und erfreut sich in Skandinavien bereits großer Beliebtheit. Entlang der Fassade hat das Kombi-Büro Kleinbüros, wobei unterschiedliche Größen möglich sind. Anstatt über einen herkömmlichen schmalen Flur werden die Einzelbüros über eine Multifunktionszone betreten, welche unterschiedlich genutzt werden kann. Je nach Anforderungen bieten sich beispielsweise Meeting-Plätze, Besprechungssituationen oder eine Küchenzeile an. Die Abtrennung von Arbeitsplätzen zur Multifunktionszone ist das charakteristische Merkmal des Kombi-Büros. Glastüren können für eine zusätzliche Transparenz sorgen.

Das Kombi-Büro eignet sich vornehmlich für Tätigkeiten, die einen Wechsel zwischen Projekt- und Einzelarbeit beinhalten. Ein wichtiges Merkmal zur Unterscheidung der Konzepte Gruppen- und Kombi-Büro ist, dass das Gruppenbüro meist auf projektorientierte Teamarbeit ausgelegt ist, das Kombi-Büro hingegen eher auf störungsfreie Einzelarbeit und sporadische Teamarbeit. Ein grundlegender Vorteil ist die individuelle Arbeitsatmosphäre in den Einzelbüros in Verbindung mit der kommunikativen Multifunktionszone. Gerade bei Menschen, die einer konzentrierten Bildschirmtätigkeit nachgehen, kommt das ruhige Arbeiten in den Einzelbüros gut an. Zusätzlich können mehrere Personen am Fenster sitzen.

Da Mitarbeiter nicht gleichzeitig in ihrem Einzelbüro und auf der Multifunktionsfläche sein können, entsteht Leerfläche, die zu zusätzlichen Kosten führt. In Deutschland werden Multifunktionsflächen noch nicht so intensiv genutzt wie man es sich wünscht. Gründe hierfür können eine ungünstige Büroeinrichtung oder schlechte Lichtverhältnisse sein – beide sollten fachmännisch geplant werden, um den größtmöglichen Nutzen aus der Fläche zu ziehen. Zudem müssen die Mitarbeiter an die neuen Arbeitsweisen und die damit verbundenen Möglichkeiten gewöhnt werden. Wer sein Leben lang in einem Einzelbüro gearbeitet hat, bevorzugt diese Struktur zumeist und sieht in einer Multifunktionszone eventuell nur einen übergroßen Flur, ohne dessen Möglichkeiten zu erschöpfen.

Ein gutes Kombi-Büro funktioniert nur mit einer ausreichend großen Fläche, da es ansonsten zu Flächenverdichtungen kommen kann, die zur Folge haben, dass Einzelbüros zu klein bemessen werden. Glaswände können dazu führen, dass Menschen sich beobachtet oder sogar kontrolliert fühlen. Auch Aktivitäten in der Multifunktionszone, die unabhängig von dem einzelnen Beschäftigten stattfinden, wie z. B. Kundenmeetings, können zu Ablenkungen von konzentrierter Arbeit führen.

Bei diesem Modell ist es wichtig zuvor mit den Mitarbeitern zu besprechen, welche Anwendungen in einer Multifunktionszone den meisten Nutzen bringen könnten. Eventuell werden schon lange Wünsche gehegt, denen man hier gut nachkommen könnte. Eine gute Kaffeemaschine und eine einladende Sitzecke können die kurzen Pausen sehr angenehm machen und die Arbeitseffizienz steigern.

Das reversible Büro zeichnet sich durch flexible Büroflächen aus, die für unterschiedliche Nutzer geeignet sind. In der Praxis kann der Baukörper sowohl für Gruppen-, Kombi- oder Einzelbüros genutzt werden. Wenige feste Wände sorgen für die enorme Flexibilität. Trennwandsysteme übernehmen akustische und raumbildende Funktionen und lassen sich dabei ohne großen Aufwand zu kleinen Arbeitseinheiten, Besprechungs- oder Kurzpausenzonen stellen.

Projektarbeit braucht Flexibilität, um beispielsweise dem regen Personalwechsel gerecht zu werden und Arbeitsgruppen neu zusammenzusetzen. Hier eignet sich ein reversibles Büro. Die Büroeinrichtung sollte leicht und mobil sein, ebenso die Elektrifizierung und künstliche Beleuchtung. Bautechnische Merkmale wie Fenster oder möglicherweise eine Be- und Entlüftungsanlage sollten an diese Veränderungen angepasst sein.

Das reversible Büro ist das zukunftsträchtigste Konzept in der Bürogestaltung. Wenn ein Bürogebäude von vornherein so geplant wird, dass unterschiedliche Nutzungen, d. h. auch unterschiedliche Büroraumkonzepte eingebaut werden können, kann der jeweils neueste Erkenntnisstand des Arbeits- und Gesundheitsschutzes Eingang in eine Neuplanung finden.

Wer nicht auf die enorme Flexibilität angewiesen ist, sollte sich unter Umständen für ein anderes Konzept entscheiden, da die Kosten für eine reversible Inneneinrichtung, etwa für Leichtbauwände, höhere Ausgaben verursachen. Erst bei mehreren Umbauten zahlt sich die Investition aus.

Wenn Sie die Möglichkeit haben das reversible Büro in einer Ihrer Abteilungen, die ständig großen Wandel erfährt, auszuprobieren, ist es sicher eine kostengünstige Möglichkeit, diesen Anforderungen gerecht zu werden.

Desksharing bedeutet, sich einen Tisch, besser gesagt einen Arbeitsplatz, zu teilen. Die Praxis zeigt: Kaum ein Arbeitsplatz ist durchgängig besetzt. Manche Mitarbeiter kommen nur unregelmäßig ins Büro oder arbeiten halbtags und brauchen keinen festen Arbeitsplatz, da er die meiste Zeit über leer stehen würde. In Deutschland liegt die durchschnittliche Anwesenheitszeit etwa bei 70 %. Beim Desksharing gibt es weniger Plätze als Mitarbeiter, wodurch langfristig Kosten gesenkt werden können (z.B. Nebenkosten wie Heizkosten, Miete und Mobiliar). Folglich entfällt die persönliche Zuordnung eines Arbeitsplatzes – in diesem Zusammenhang spricht man von non-territorialen Arbeitsplätzen.

Es bietet sich hier eine Clean Desk Policy an. Unter einer Clean Desk Policy versteht man, dass zum Feierabend jeder seinen Platz aufräumt und die persönlichen Unterlagen beispielsweise in verschließbarem Stauraum unterbringt. Auf Rollen kann dieser bequem zu jedem Arbeitsplatz geschoben werden.

Damit die Suche nach einem freien Platz nicht zur Farce wird, gilt es eine vernünftige Sharing-Rate zu beachten und eventuell Ausweichmöglichkeiten anzubieten. Infrage kommen könnten freie Plätze an anderen Standorten. Durch Desksharing und konsequent geplante Flächen können bisweilen bis zu 20 % mehr Mitarbeiter auf der gleichen Fläche untergebracht werden als bei konventionellen Planungen.

Desksharing ist eine tolle Möglichkeit dafür zu sorgen, dass alle Personen sich mit der Sauberkeit aller Arbeitsplätze auseinandersetzen. Zusätzlich erlaubt es Ihnen, in hochwertiges und damit langlebiges Büroeinrichtung zu investieren.

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