Arbeitsplatzgestaltung in Zeiten der Corona-Pandemie

Gut durchdacht und vorbereitet – Vorkehrungen des Arbeitgebers

Auch wenn viele Unternehmen bereits in den Startlöchern stehen, bleiben die Sicherheit und Gesundheit aller oberste Priorität, um einen Stop-and-Go-Effekt zu vermeiden. Deshalb müssen Arbeitgeber die Wiederkehr ihrer Angestellten sorgfältig und vor allem schrittweise planen und die geforderten Infektionsschutzmaßnahmen umsetzen. Dabei sollten die notwendigen Veränderungen auch als Chance gesehen werden, um verschiedene Arbeitsprozesse in Zukunft vielleicht noch flexibler zu gestalten. 

1. Mit Abstand die besten Arbeitsbedingungen

Was bisher im sozialen Raum gilt, bleibt auch im Büroalltag verbindlich - der Mindestabstand von 1,5 Metern. Um diese physische Distanz zu den KollegInnen auch im Spielraum der unterschiedlichen Bürolandschaften einhalten zu können, müssen bestehende Konzepte überarbeitet und vorab angepasst werden. Falls dieser Abstand bei verschiedenen Tätigkeiten nicht realisierbar ist, müssen Arbeitgeber Nase-Mund-Bedeckungen für die Beschäftigten wie für KundInnen und Dienstleister zur Verfügung stellen.

2. So viele Kontakte wie nötig, so wenige wie möglich

Keine Frage, meist ist es die soziale Interaktion, die im Arbeitsleben unsere Kreativität und Produktivität beflügelt. Dennoch sollten die Beschäftigten derzeit möglichst wenig direkten Kontakt zueinander haben. Entzerrung schaffen hier sowohl räumliche oder bauliche Veränderungen, die Aufteilung in abwechselnd anwesende Teams oder die Umorganisation von Arbeitsabläufen. Soweit möglich, sollte weiterhin das Home Office favorisiert und das virtuelle Meeting dem persönlichen vorgezogen werden. Um die anfängliche Distanz zu überwinden und den Austausch zu erleichtern, helfen diverse Remote-Tools sowie kreative vernetzende Ideen, um den Teamgeist zu erhalten.

3. Von sauberer Hand geplant

Damit die Hygienevorschriften eingehalten werden können, müssen von Seiten des Arbeitgebers ausreichend Waschgelegenheiten und Desinfektionsspender zur Verfügung gestellt werden. Neben kürzeren Reinigungsintervallen der Büro- und Aufenthaltsräume sowie von kontaktintensiven Flächen (Klinken, Türgriffe, Kopierer etc.) sollten Arbeitsgeräte wenn möglich nur personenbezogen verwendet oder danach gut gereinigt werden. Regelmäßige Reinigungsprotokolle klingen zwar kleinlich, sorgen aber für Transparenz und Nachvollziehbarkeit und sind somit unerlässlich. 

4. Interne Kommunikation 

Sind alle erforderlichen Vorkehrungen getroffen, sollten die MitarbeiterInnen über die Präventions- und Arbeitsschutzmaßnahmen informiert und instruiert werden. Am besten über zentrale AnsprechpartnerInnen, damit ein einheitlicher Informationsfluss gesichert ist. Die Abstands-, Husten- und Niesetikette sowie die Händewaschregeln müssen gut sichtbar ausgehängt und die Beschäftigten auch für den Fall einer häuslichen Quarantäne vorbereitet werden, um im Home Office mit den notwendigen Arbeitsmitteln und Unterlagen gerüstet zu sein (z. B. IT-Technik, Netzkabel, wichtige Dokumente, Kontaktliste etc.). Zu einer umfassenden Kommunikation gehört auch ein offenes Ohr für die Bedürfnisse und Ängste der Beschäftigten. Sobald dem Arbeitgeber bekannt ist, dass ein/e MitarbeiterIn einer Risikogruppe angehört, sollten auf jeden Fall individuelle Schutzmaßnahmen ergriffen werden. 

Alle für einen, einer für alle – die neuen Verhaltens- und Hygienemaßnahmen 

Um die Pandemie nachhaltig einzudämmen, liegt es an jedem Einzelnen mitzuwirken und die Arbeitsschutzmaßnahmen einzuhalten – von der Chefetage bis zu den PraktikantInnen. Schließlich geht es nicht nur darum sich selbst, sondern auch die anderen zu schützen. Die wichtigsten Maßnahmen für den Schutz im Alltag lassen sich auch auf das Büroleben übertragen: 

1. Wer krank ist, bleibt zu Hause! 

Diese Regel ist und bleibt das oberste Gebot, auch wenn es nur eine vermeintliche Erkältung zu sein scheint. Personen mit Fieber oder Atemwegssymptomen, die nicht mit einem Arzt abgeklärt sind, sollten sich auf keinen Fall am öffentlichen Arbeitsplatz aufhalten und andere dadurch gefährden.

2. Abstand heißt Anstand 

Ob im Büro, im Gang, in der Kaffeeküche oder im Freien – der Sicherheitsabstand von mindestens 1,5 Metern wird auch bei der Arbeit eingehalten. Wo dieser Mindestabstand nicht möglich ist, ist eine Mund-Nase-Bedeckung zu tragen. Berührungen wie Umarmungen und Händeschütteln bleiben leider derzeit tabu. Was aber nicht heißt, dass man einander nicht zulächeln darf.

3. Der Hygiene-Knigge

Wie man sich richtig und vor allem wirkungsvoll die Hände wäscht, haben zahlreiche Anleitungen in den letzten Wochen gezeigt. Am besten sollte man diese immer wieder verinnerlichen und natürlich auch anwenden. Also mehrmals am Tag mindestens 20 Sekunden lang gründlich mit Seife die Hände waschen oder bei Bedarf desinfizieren, vor allem vor und nach dem Kontakt mit universell genutzten Geräten und Flächen. Wenn möglich sollte jeder nur seine eigenen Utensilien verwenden. Ebenfalls ist auf eine verbindliche Husten- und Niesetikette zu achten. Das heißt, in die Armbeuge oder ein Taschentuch niesen und dieses im Anschluss in einen Mülleimer mit Deckel werfen.  

4. Teamwork auf Distanz

Die Arbeit im Team ist bekanntlich nicht nur kreativer, sondern auch effektiver, vor allem im sozialen Austausch. Doch auch wenn dieser im Augenblick meist auf alternativen Kanälen stattfindet, ein Team bleibt ein Team, auch in Videokonferenzen. Denn jeder sollte derzeit prüfen, ob persönliche Treffen wirklich notwendig sind, oder ob sich das ein oder andere Gespräch auch über elektronische Kommunikationswege führen lässt. Falls nicht, gilt auch hier die Abstandsregel und ein Minimum an TeilnehmerInnen. 
Darüber hinaus gibt es noch jede Menge weiterer Tipps, die individuell umzusetzen sind, wie das Vermeiden von Türgriffkontakten (z. B. Bürotüren oder Toiletten-Außentüren nicht schließen) oder der Weg zum Arbeitsplatz. Anstelle von U-Bahn und Fahrgemeinschaften könnte eventuell aufs Fahrrad umgesattelt werden. Das schützt nicht nur vor Viren, sondern hält auch noch fit und gesund und schont die Umwelt.

Im neuen Rahmen der Möglichkeiten – Tipps zur räumlichen Gestaltung und Umsetzung 

Wie sehr sich die Gestaltung unseres Arbeitsplatzes auf unser Wohlbefinden und somit auf unsere Produktivität und Kreativität auswirkt, ist bekannt. Umso wichtiger ist es, in Zeiten wie diesen ein Raumkonzept zu finden, in dem sich alle Beschäftigten sicher, gesund und wertgeschätzt fühlen können. 

1. Großraumbüro

Bisher galt, je größer, offener und vielseitiger nutzbar, desto besser für das moderne Arbeitsklima. Von einem Monat auf den nächsten scheint dieses Modell plötzlich aus der Zeit gefallen zu sein. Dennoch lässt sich der Open Space vorübergehend in einen coronakonformen Arbeitsplatz verwandeln.

Arbeitsinseln: Schreibtische und Sitzplätze sollten so verteilt sein, dass alle Beschäftigten weit genug voneinander entfernt sitzen. Wenn diese Situation nicht gegeben ist, können Schreibtische auch verstellt oder Sitzecken und Aufenthaltsräume in neue Arbeitsplätze umfunktioniert werden. Mit variablen Büromöbeln lassen sich offene Räume meist schnell und einfach umgestalten.
Schichtwechsel: Um die Dichte an Menschen im Büro zu entzerren, sollten die Beschäftigten nicht nur stufenweise zurückkehren, sondern auch in Teams eingeteilt werden, die sich an unterschiedlichen Tagen zwischen Arbeitsplatz und Home Office abwechseln. 

Sichtbarkeit: Mit Absperrungen oder Markierungen können Abstandsregeln kenntlich gemacht werden. Auch neue Wegeführungen wie „Einbahnstraßen“ durch Korridore und Treppenhäuser vermeiden das Zusammentreffen zu vieler Personen.
Abtrennungen: Mit Plexiglasscheiben, Stell- oder Trennwände lassen sich schnelle Lösungen finden, um den Beschäftigten einen individuellen Raum zu geben. Vor allem Schreibtische, die einander gegenüberstehen, sollten durch eine Trennwand separiert werden. Andernfalls lieber umstellen. 

My one and only: Jeder Beschäftigte sollte seinen eigenen Schreibtisch haben und diesen übersichtlich gestalten. Muss ein Schreibtisch dennoch geteilt werden, muss er schichtweise vergeben und bei jedem Wechsel desinfiziert werden.  
Sauber dokumentiert: Vor allem Großraumbüros brauchen ein erhöhtes Reinigungsintervall sowie nachvollziehbare Reinigungsprotokolle.

Frische Luft: Durch regelmäßiges Lüften wird die Zahl möglicherweise in der Luft vorhandener erregerhaltiger Tröpfchen reduziert. Und zudem unser Kopf mit frischem Sauerstoff zum Weiterdenken versorgt. 

2. Einzelbüros

Auch wenn wir uns über die letzten 50 Jahre immer mehr von dieser Form verabschiedet haben, erlebt sie gerade ein Comeback. Sofern die Möglichkeit besteht, sollten den Beschäftigten Einzelbüros angeboten werden. Doch auch hier gelten selbstverständlich die bereits erwähnten Hygieneregeln, vor allem, wenn sich KollegInnen ein Einzelbüro an unterschiedlichen Tagen teilen.

3. Meeting- und Aufenthaltsräume

Treffen in großer Runde sollten in nächster Zeit virtuell mithilfe von Telefon- oder Videokonferenzen stattfinden. Um den Konferenzraum dennoch adäquat für wichtige Meetings zu gestalten, sollten die Bestuhlung reduziert und die Abstandsregeln klar vorgegeben werden. Ebenso verhält es sich mit Pausenräumen, Kaffeeküchen oder Kantinen. 

4. Co-Working-Space

Ein Raum, in dem immer wieder neue Menschen zusammenkommen, scheint gerade keine gute Idee. Dennoch gibt es Fälle, in denen Arbeitgeber ihren MitarbeiterInnen Co-Working-Spaces als Alternative zum Home Office anbieten. Wichtig ist auch hier, dass in allen Spaces nicht nur Datenschutz und Datensicherheit, sondern vor allem auch die vorgegebenen Hygienestandards eingehalten werden.  

Raumbildende Möbel für zeitgemäße Großraumbüros

Besonders in Großraumbüros eignen sich raumbildende Möbel ideal zur Gestaltung von Rückzugsorten oder Arbeitsinseln. Ob kurzes Brainstorming, konzentriertes Arbeiten oder eine erholsame Entspannungspause, Akustikpaneele, Trennwände und flexibel gruppierbare Sitzmöbel sorgen in offenen Bürostrukturen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Sofas mit hoher Lehne wie das Vitra Alcove Sofa von Ronan und Erwan Bouroullec oder das Muuto Sofa Outline Highback bieten allerdings nicht nur das richtige Maß an Privatsphäre, sondern erweisen sich auch in Zeiten, in denen bestimmte Abstandsregeln einzuhalten sind, als optimale Lösung, da sie einen Raum im Raum bilden und sowohl wahlweise gegenüber mit etwas Distanz, Rücken an Rücken oder Seite an Seite platziert werden können. Ausgestattet mit gemütlichen Sitz- und Rückenpolstern und hohen flexiblen Paneelen an Rücken und Seitenwänden, sind die Vitra Alcove Sofas in verschiedenen Größen erhältlich und können untereinander zu größeren Arrangements kombiniert werden. Sollte eine komplette Neugestaltung der Arbeitsumgebung nicht möglich oder erwünscht sein, bieten Ergänzungen wie Virenschutzwände oder Security Screens aus Plexiglas für USM Haller Möbel eine clevere Lösung. Praktische modulare Trennwände wie die USM Privacy Panels bilden nicht nur eine flächeneffiziente und flexible Möglichkeit zur Strukturierung von bereits bestehenden Arbeitsbereichen, sondern fungieren gleichermaßen als ideale Akustiklösung.

Home Office

Was in vielen Unternehmen bisher immer noch mit Skepsis betrachtet wurde, erweist sich in der Krise plötzlich als unerlässlich und bereichernd. Ist eine Tätigkeit derzeit auch im Home Office zu erledigen, sollte diese Variante weiterhin favorisiert werden, vor allem in Büroräumen mit geringen Schutzabständen sowie einer hohen Dichte an Beschäftigten. So können nicht nur Menschenansammlungen entzerrt, Aufgaben weiterhin erledigt und Jobs gesichert werden, sondern ist auch die zusätzliche Betreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen möglich. Damit das Home Office allerdings nicht zur psychischen Belastung der ArbeitnehmerInnen oder zur Sicherheitslücke des Unternehmens wird, sind verschiedene Regeln einzuhalten. Neben der Erfassung der Arbeitszeit sollten unbedingt auch diese fünf Punkte zum Thema IT-Sicherheit beachtet werden.

• Klare und verbindliche Kommunikation der IT-Sicherheitsregelungen an alle Beteiligten.
• Unbefugte dürfen keinen Einblick in die Arbeitsdateien haben.
• Die Kommunikation sollte nur über vertrauenswürdige Kanäle erfolgen.
• Vorsicht vor Phishing-Mails.
• Die Kommunikation über VPN ist Standard.

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Auf lange Sicht – die Trends der Zukunft

Alles, was wir gerade über das Leben mit einem Virus lernen, wird zukünftig auch eine Rolle für die Gestaltung unserer Arbeitsplätze spielen und die weitere Entwicklung von Design und Architektur beeinflussen. 

1. Flexibilität
Schon nach kurzer Zeit haben sich neue Gewohnheiten und Arbeitsweisen entwickelt - von neuen virtuellen Kommunikationsmöglichkeiten bis hin zu inspirierenden Workflows und Entscheidungsprozessen. Flexibilität war nicht nur das Thema der letzten Jahre, es bleibt essenziell - schließlich leben wir in bewegten Zeiten. Ob Flexibilität in den Strukturen, den Räumlichkeiten oder der Arbeitszeit, hier ist auf allen Seiten Offenheit gefordert. 

2. Smarte Lösungen 
Ob durch intuitive Gesten, Bewegungen oder Sprachsteuerung – berührungslose Bedienungen sind nicht nur Spielerei, sie werden zur zentralen Funktion, um gemeinsame Kontaktpunkte zu minimieren. Beispiele sind automatische Türen, kontaktlose Abfalleimer, Ausweisleser oder mobile Apps für die Essensbestellung.

3. Krisensicheres Design
Sind Büromöbel in den letzten Jahren immer multifunktioneller und variabler geworden, kommen ab jetzt noch weitere Eigenschaften hinzu, die den perfekten Arbeitsbegleiter auszeichnen. Zur anpassungsfähigen Form einzelner Module, die im Nullkommanichts separate Bereiche sowie einen möglichen Infektionsschutz zaubern, gesellen sich nun auch noch pflegeleichtere und antimikrobielle Oberflächen und Materialien hinzu.

4. Ein weites Feld
Um individueller und geschützter arbeiten zu können, werden Grundrisse in Zukunft vermutlich nicht mehr so offen sein und Räume nicht mehr so leicht ineinanderfließen. Die großzügige und weitläufige Gestaltung gilt dann wohl weniger dem zentralen Büroraum als viel eher den Gängen, Türen und Außenbereichen.

5. Rundum gesund
Natürliche und nachhaltige Materialien, lichtdurchflutete Räume, Pflanzen und Wasserelemente – die Gestaltungsprinzipien des biophilen Designs schaffen naturnahe Räume, die nicht nur gesünder sind, sondern auch unseren Wohlfühlfaktor steigern. Zum Aufatmen in und nach der Krise.

Erste Erfolgsmodelle

Während sich Italien mit Plexiglas-Boxen auf den Strandurlaub vorbereitet, um sich ein paar Quadratmeter Dolce Vita und Erholung zurückzuerobern, zeigen sich auch im Office-Bereich erste Lösungsvorschläge. Auf die Frage, wie die Arbeitswelt in der Post-Corona-Zeit aussehen könnte, liefert der amerikanische Immobilienberater Cushman & Wakefield mit seinem Bürokonzept „6 Feet Office" schon jetzt eine realisierbare Antwort. Anhand von optischen Markierungen und Wegeleitsystemen rund um die einzelnen Workstations soll die Sicherheitszone von sechs Fuß (ca. 1,8 Meter) offensichtlich in Szene gesetzt und mit Abtrennungen, Einmaltischauflagen und weiteren Features kombiniert werden, um das Infektionsrisiko zu reduzieren. Das in den Niederlanden entwickelte und geprüfte Konzept, das Unternehmen beim Post-Corona-Neustart unterstützen will, rechnet mit hoher Resonanz.

Es geht weiter …

Auch wenn die Rückkehr zur „Normalität“, wie wir sie einst gekannt haben, nicht absehbar ist, können wir dennoch mit Vorsichtsmaßnahmen, gegenseitiger Rücksichtsname und kreativen Lösungen mehr Sicherheit und vor allem auch wieder ein besseres Gefühl in und um uns zurückgewinnen. Vielleicht mit vielen Veränderungen, aber auch mit Verbesserungen und Chancen auf allen Seiten. Für einen positiven Blick in die Zukunft.