Agiles Arbeiten – das moderne Bürokonzept der Zukunft
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Arbeitswelten im Wandel
Man kann sich drehen und wenden wie man will, geht es um die Organisation und das Management von Unternehmen, kommt man am Begriff agiles Arbeiten kaum noch vorbei. Kein Wunder, schließlich befindet sich unsere Arbeitswelt konstant im Wandel. Ein Prozess, der auf allen Seiten Flexibilität und Beweglichkeit erfordert. Doch was genau steckt hinter diesem Credo? Soll man nun noch flinker und lebhafter seine Arbeit verrichten oder sich etwa wendig und geschickt allen Aufgaben entziehen? Und vor allem, wie lässt sich Agilität im eigenen Unternehmen umsetzen? Wie so oft geht es zunächst um Mut, den Mut zur Veränderung, um eigenverantwortliche Teams, deren Kreativität es zu fördern gilt, und um die richtigen Methoden und Arbeitsräume, die den Wandel initiieren und wirken lassen - für mehr Innovationskraft, Effizienz und Effektivität in allen Bereichen.
Der frische Wind der Veränderung
Taucht man in die Bürogeschichte des 20. Jahrhunderts eilt man à la Mad Men & Co. meist schnellen Schrittes vom imposanten aber kühlen Empfangsbereich durch endlose Gänge an verschlossenen Einzel- oder überfüllten Großraumbüros vorbei auf die Chefetage zu. Auch wenn diese hierarchische Ordnung mit der Zeit vielseitige architektonische Ausdrucksformen gefunden hat, ihr Grundprinzip ist dabei erhalten geblieben. Es herrscht eine pyramidenartige Struktur, in der jeder einer Aufgabe folgt, die von oben vorgegeben und gesteuert wird. Doch was im filmreifen Retrochic nostalgische Gefühle wecken mag, ist für unsere heutige Geschäftswelt nicht mehr realistisch. Denn unsere Märkte und Branchen sind mit der Zeit nicht nur komplexer geworden, sie haben seit der Digitalisierung auch eine Dynamik erreicht, auf die Unternehmen mit klassischen Strukturen nur noch schwerfällig und langsam reagieren können. Was heute innovativ ist, ist bis zum Ende der Abstimmungsschleifen vielleicht schon wieder retro. Ein agiles Unternehmen hingegen sieht den Wandel als Konstante und kann sich dadurch schnell und effektiv Veränderungen anpassen. Dabei geht es nicht darum, stabile Rahmenbedingungen oder Hierarchien zu ersetzen, sondern sie durch flexible Strukturen und Prozesse zu beleben und handlungsfähiger zu machen.
Mensch Meier
In Zeiten der Digitalisierung und Künstlichen Intelligenz stellt sich die Frage, welche Rolle eigentlich der Mensch noch spielen und welche Arbeit er verrichten soll. Um die Antwort gleich vorwegzunehmen: Er bleibt der Mittelpunkt, um den sich alles dreht. Und erfährt dabei sogar eine neue Wertschätzung. Denn was unsere Zukunft in allen Branchen weiterhin braucht, sind zwei Dinge, die sich nicht digitalisieren lassen - soziale Interaktionen und gute Ideen. Agile Strukturen sind die beste Methode, um diese zu generieren. Denn mit ihrer Hilfe können Arbeitgeber das kreative Potential ihrer MitarbeiterInnen entdecken, gezielt fördern und im Kleinen wie im Großen wirksam werden lassen. Dabei sind nicht immer die lautesten MitarbeiterInnen auch die mit den besten Ideen. Jeder Mensch hat seine besondere und für das Unternehmen wertvolle Stärke. Um sie auch entfalten und im Arbeitsprozess einsetzen zu können, braucht es kleinere Einheiten.
Team works
Der Schlüssel des agilen Arbeitens ist das selbstorganisierte Team, das unserer komplexen Welt entsprechend verschiedene Menschen zusammenbringt, die sich gegenseitig in ihren Kompetenzen ergänzen. Mit dem Aufbau von einzelnen Teams geht jedoch zeitgleich ein Abbau der Hierarchie und Bürokratie einher. Denn jedes Team soll dazu motiviert werden, selbständig Verantwortung für seine Prozesse zu übernehmen, diese voranzutreiben und bei Bedarf ohne komplizierte Abstimmungswege schnell und flexibel anzupassen. Dafür muss es in regelmäßigem persönlichem Austausch stehen und je nach Prozessphase die Führung den jeweiligen ExpertInnen überlassen. Das Ergebnis sind kleine flexible Biotope, die sich auf Basis der gemeinsamen Unternehmensziele selbst antreiben und in denen das Engagement, die Kreativität, die Kraft und die Dynamik jedes Einzelnen zur Wirkung kommen kann.
Gelebte Unternehmenskultur
Damit die Eigenverantwortung und -dynamik auch funktioniert, braucht es zunächst einen gemeinsamen Konsens, der sich aus starren Mustern und unter Umständen auch von alten Werten löst. Der Weg zu mehr Agilität setzt also ganzheitlich an, denn alle agilen Strukturen und Methoden bewirken nichts, wenn die Unternehmenskultur unbeweglich und unnahbar bleibt. Die Grundlage ist ein Kulturwandel hin zu mehr Transparenz und einer ausgeprägten Diskussionskultur. Für die Praxis bedeutet das, dass die bisherige Kontrollfunktion in den Hintergrund tritt und den Raum zur Selbstorganisation bereitstellt. Führung heißt nicht mehr Kontrolle und Anordnung, sondern vielmehr Unterstützung und Moderation der einzelnen Teams im Sinne von „Enable“ und „Empowerment“. Zudem versteht eine agile Organisation unterschiedliche Auffassungen nicht als Problem, sondern als Bereicherung. Denn nur wenn verschiedene Sichtweisen betrachtet und offen diskutiert werden, können Innovationen erst zu Wort kommen und erkannt werden.
Werte im Wandel
Um den entsprechenden Ansatzpunkt für den Wandel zu finden und Veränderungen an den richtigen Stellen einführen zu können, muss die bisherige Unternehmenskultur analysiert werden. Im besten Fall nicht nur von Coaches und Führungskräften, sondern gemeinsam mit den unterschiedlichen Abteilungen und Teams. Das erleichtert nicht nur die Identifikation der MitarbeiterInnen, sondern steigert auch ihre Verantwortung und ist somit auf Dauer erfolgsversprechender. Beispiele wären ein gemeinsamer Fokus, ein allgemeines Commitment sowie Offenheit und Mut. Das heißt, dass jedes Teammitglied versuchen sollte, seine Aufgabe gewissenhaft in der vorgegebenen Zeit zu erfüllen, und gleichzeitig den Mut hat, offen zu sagen, wenn Anpassungen notwendig sind.
Kleines Wörterbuch der agilen Arbeitsmethoden
Scrum, Design Thinking und Kaban haben inzwischen ihren festen Platz im Unternehmensvokabular gefunden. Während die einen bereits versiert damit jonglieren, klingen sie für andere vielleicht noch nach Comicfigur, Stilrichtung oder Yogaübung. Auch wenn sich hinter jedem Begriff eine ganze Reihe von weiteren methodischen Ansätzen verbirgt, sie alle dienen dazu, Prozesse und Zusammenhänge leichter abzubilden und zu beschleunigen, um in kürzerer Zeit das beste Endprodukt zu erhalten.
Scrum
Sucht man den Ursprung dieser Begrifflichkeit, landet man zunächst beim Rugby. Denn hier bezeichnet „Scrum“ das dichte „Gedränge“ der Spieler um den Ball. Überträgt man dieses Bild auf das Projektmanagement, wird klar, um was es dabei geht: Flexibilität und Dynamik. Die Grundidee von Scrum plant ein Projekt nicht von A bis Z durch, sondern führt es iterativ in sogenannten „Sprints“, d. h. schrittweise in kleinen Arbeitspakten durch, die immer wieder abgestimmt, wiederholt und dadurch verbessert werden. Dabei wird nicht in Jahren oder Monaten gedacht, sondern in Wochen oder Tagen. So kann in jeder Phase des Prozesses eingegriffen und zeitnah auf Probleme reagiert werden. Ist ein Arbeitspaket fertig, wird im Team das Ergebnis besprochen, Feedback von KundInnen eingeholt und das weitere Vorgehen geplant.
Kanban
Das Wort Kanban (= Karte) stammt aus dem Japanischen und wurde 1950 vom Automobilhersteller Toyota zur Produktionsprozesssteuerung entwickelt, um schnellere Durchlaufzeiten zu erreichen. Nachdem es zunächst für die IT-Branche verwendet wurde, kommt es heute in zahlreichen Produktionssteuerungen zum Einsatz – von Start-ups bis zu internationalen Konzernen. Der kleine Held ist hier das Post-it. Denn was auf den ersten Blick wie abstrakte Kunst aussieht, ist die Visualisierung eines bestehenden Prozessablaufs, der in kleine Schritte zerlegt und auf einem Kanban-Board für alle Seiten transparent und nachvollziehbar darstellt wird. Dabei werden Aufgaben von „To Do“ über „In Progress“ bis „Done“ geordnet, der aktuelle Stand festgehalten und mögliche Probleme deutlich. Alles, was den Flow aufhält, wird analysiert, optimiert und somit kontinuierlich verbessert.
Design Thinking
Hier ist der Name Programm, denn beim Design Thinking geht es darum, bei allen Teammitgliedern eines Projekts ein Maximum an kreativem Potenzial freizusetzen und so systematisch komplexe Aufgabenstellungen zu lösen. Als Vorbild dient die Arbeitsweise von Designern und Architekten, die einem intuitiven Prozess folgt und die späteren NutzerInnen in den Mittelpunkt stellt. Diese werden beim Design Thinking von Anfang an eng in den Prozess und seine Absprachen eingebunden, so dass das Ergebnis am Ende genau ihren Bedürfnissen entspricht. Neben interdisziplinären Teams, Mut zu verrückten Ideen und der Visualisierung durch Storytelling und Prototyping spielen bei diesem Denkansatz auch innovative Raumkonzepte eine wesentliche Rolle.
Der neue Gedankenspielraum
Wer die Kreativität seiner MitarbeiterInnen fördern will, muss beim Arbeitsplatz anfangen. Denn nur ein Raum, der die Freiheit zum Denken und Handeln bietet, sorgt für neue Ideen und ihre effiziente Umsetzung. Dafür braucht es intelligente und inspirierende Konzepte und Möbel, die diese neuen Formen des Zusammenspiels auch ermöglichen. Die meisten Büros sind dafür aufgrund ihrer räumlichen Kapazität und Geschlossenheit völlig ungeeignet. Selbst das alte Großraumbüro hat nur wenig mit dem neuen Open Space gemeinsam. Erste Hilfe bieten Besprechungs- und Sitzungsräume, doch wie der Name schon sagt, auch diese sind meist zu starr und statisch für die gewünschten Methoden.
Agile Arbeitsweisen brauchen flexible Räume, die sowohl für die Interaktion, die Konzentration und die Sozialisation ausgerichtet sind, die sich schnell und unkompliziert verändern lassen und die die unterschiedlichen Bedürfnisse der MitarbeiterInnen aufgreifen. So sollen kleine Teams räumliche Lösungen vorfinden, um in Ruhe kreative Ideen zu entwickeln, während größere Teams die Möglichkeit zum großflächigen Austausch haben. Vielleicht braucht es einzelne Think Tanks oder eine Bibliothek. Und auch der Einzelne muss sich zurückziehen können, ob zum Telefonat, zur Entspannung oder um sich fokussiert auf seine Aufgabe zu konzentrieren. Nicht zu vergessen die Coffee Lounge oder Kücheninsel, in der alle ungezwungen zusammenkommen, miteinander essen und sich austauschen können.
Die Freiheit der Gestaltung – flexible Arbeitslandschaften
Jede Handlung eines agilen Arbeitsalltags hat eine andere Dynamik und braucht dafür ihren eigenen Raum. Ob einen Workspace zum Experimentieren und Ideenkreieren, einen Konferenzraum zur Besprechung, die Kaffeeküche für das Gemeinschaftsgefühl, einen Silent Space zum Abschalten oder einen passenden Ort zur Reflektion und weiteren Planung. Die Lösung für all diese Anforderungen sind variable Arbeitslandschaften, die sich den unterschiedlichen Arbeitssituationen anpassen oder individuell umgestalten lassen. Feste Vorgaben gibt es auch hier nicht. Wichtig ist, dass der Geist in Bewegung bleibt. Welches Konzept tatsächlich das richtige ist, lässt sich am besten zusammen mit einem Architekten, Planer oder Innenarchitekten erarbeiten.
Wahre Verwandlungskünstler – modulare Systeme
Braucht es im Zeitalter der Digitalisierung eigentlich noch Möbel? Ein klares Ja. Aber bitte ebenfalls mit Flexibilität. Form follows function ist im Sinne agiler Arbeitsräume kein Designleitsatz, sondern ein gelebtes Konzept. Modulare Systeme aus verschiedenen Grundelementen wie multifunktionalen Sitzgelegenheiten, Tischen, Raumtrennern und Boxen eröffnen neue Gestaltungsfreiräume für individuelle Arbeitslandschaften - vom ruhigen Einzelarbeitsplatz bis zum aktiven Open Office. Am besten, wenn diese nicht nur mobil, sondern auch einfach und schnell zu verändern sind und im Nullkommanichts die Umgebung schaffen, die es gerade braucht. So können nicht nur die unterschiedlichen Arbeitstechniken je nach Situation angepasst werden, sondern auch die gesamte Inneneinrichtung.
Must Haves – vom analogen Whiteboard zum smarten Stehtisch
Um gemeinsam Ideen zu entwickeln braucht es möglichst viel Platz, um diese zu finden und festzuhalten. Dabei wird in der Arbeitswelt 4.0 ganz old school auf das gute alte Tafelbild in Form von großzügigen Whiteboards gesetzt, das Prozesse visualisiert. So werden alle Beteiligten angeregt mitzudenken und dynamisch Hand anzulegen, anstatt reglos auf einen Bildschirm zu starren. Damit dieser physische Prozess auch voll und ganz zum Tragen kommt, hilft ein Stehtisch. Denn er lässt genügend Bewegungsraum zum Denken, Diskutieren, Umherwandern, Interagieren und erinnert dabei sogar noch an lässige Barabende mit Freunden. Nicht zu vergessen, die technische Ausstattung in allen Bereichen – von der digitalen Vernetzung über die multimedialen Möglichkeiten bis zum richtigen Licht, das gerne unterschätzt wird und doch so wesentlich ist für eine positive und produktive Stimmung.
Zwischen den Welten – die Lounge
Sie ist die Schnittstelle zwischen drinnen und draußen, dem Arbeits- und Privatleben – die Lounge übernimmt meist nicht nur die Funktion des Empfangs, sondern auch der Kaffeeküche oder des sozialen Hotspots. Sie ist ein wesentlicher Ort des Ankommens, Zusammenkommens, des Wohlfühlens und der Kommunikation. Egal ob es darum geht, Gäste willkommen zu heißen, Mittagspausen zu verbringen oder Feste zu feiern. Hier werden Freundschaften und Netzwerke geknüpft, Ideen ins Leben gerufen und Projekte weitergedacht. Deshalb sollte man der lieben Lounge besonders viel Aufmerksamkeit entgegenbringen, denn ihre Atmosphäre entscheidet mit, wie gut und inspirierend sich ein Unternehmen anfühlt und wie gerne man seinen Arbeitsplatz betritt.
Das agile smow Team
Wer nach dem „perfekten Büro“ des agilen Arbeitslebens sucht, wird wenig Erfolg haben. Denn auch hier bleiben Veränderbarkeit und Veränderung Prinzip. Dennoch haben jedes Unternehmen und jede Organisation spezielle Vorstellungen und Anforderungen, die es architektonisch und innenarchitektonisch zu beachten und umzusetzen gilt. Um zwischen den unzähligen Variablen und Varianten das Passende auszuwählen, braucht es auch an dieser Stelle eine Expertin oder einen kompetenten Teamleader, mit der oder dem man gemeinsam die „perfekte individuelle Lösung“ erarbeitet. Am besten agil und persönlich.
Wir freuen uns, Sie bei Bedarf auf dieser Suche zu begleiten und mit unserem Wissen und unserer vielseitigen Erfahrung im Bereich agiler Office-Konzepte zu beraten. Kontaktieren Sie uns gern telefonisch oder per Mail oder besuchen Sie uns direkt vor Ort in unseren deutschlandweiten smow Stores. Wir freuen uns auf Sie.
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